Das Wichtigste in Kürze
- Excel mit Power Query und Power Pivot deckt viele Reporting-Aufgaben von KMU bereits gut ab.
- Power BI lohnt sich bei vielen Berichtsempfängern, mehreren Datenquellen und dem Wunsch nach einer einzigen Zahlenbasis.
- Beide Werkzeuge nutzen dieselbe Technik zur Datenaufbereitung – der Umstieg ist kein Neuanfang.
- Für Datenerfassung und Freigaben durch viele Personen ist oft eine Web-Anwendung die bessere Wahl.
Was Excel heute kann
Viele unterschätzen, wie viel in aktuellem Excel steckt. Mit Power Query werden Daten aus Dateien, Ordnern und Datenbanken automatisch geladen und bereinigt. Mit Power Pivot lassen sich mehrere Tabellen zu einem Datenmodell verknüpfen und Kennzahlen zentral berechnen. Für ein Finance-Team, das Auswertungen selbst gestaltet und anpasst, ist das oft genau richtig.
Was Power BI zusätzlich bietet
Power BI verwendet dieselbe Power-Query-Technik und ein ähnliches Datenmodell, ist aber auf das Verteilen und interaktive Nutzen von Berichten ausgelegt: Berichte werden zentral veröffentlicht, Empfänger filtern selbst nach Bereich oder Zeitraum, Daten können planmässig aktualisiert werden, und Berechtigungen regeln, wer welche Zahlen sieht.
Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Excel (mit Power Query & Power Pivot) | Power BI |
|---|---|---|
| Stärke | Flexible Analyse, Planung, Ad-hoc-Fragen | Gemeinsame Berichte und Dashboards |
| Empfänger | Wenige, meist im Finance-Team | Viele, auch Geschäftsleitung und Fachbereiche |
| Aktualisierung | Per Klick in der Datei | Per Klick oder zeitgesteuert im Power BI Service |
| Berechtigungen | Über Dateizugriff | Fein steuerbar, z. B. je Bereich |
| Kosten | Meist bereits vorhanden (Microsoft 365) | Erstellen kostenlos (Power BI Desktop); zum Teilen sind in der Regel Lizenzen nötig |
| Einstieg | Vertraut für die meisten Teams | Kurze Einführung für Leser, mehr für Ersteller |
Wann Excel die richtige Wahl ist
- Das Reporting wird vom Finance-Team erstellt und an wenige Personen verteilt.
- Planung und Analyse stehen im Vordergrund, weniger das Verteilen von Berichten.
- Das Team möchte Auswertungen selbst flexibel anpassen.
Wann sich Power BI lohnt
- Geschäftsleitung und Bereichsleitungen sollen dieselben Kennzahlen jederzeit selbst ansehen und filtern.
- Daten aus mehreren Systemen – etwa ERP, Lohn und Planung – sollen in einer Sicht zusammenkommen.
- Es gibt Streit um «die richtige Zahl», weil mehrere Excel-Versionen im Umlauf sind.
Ab wann lohnt sich der Umstieg von Excel auf Power BI?
Nicht die Grösse des Unternehmens entscheidet, sondern wie mit den Zahlen gearbeitet wird. Der Umstieg auf eine Business-Intelligence-Software wie Power BI lohnt sich meist, wenn mehrere dieser Anzeichen zutreffen:
- Der Monatsbericht wird jedes Mal von Hand aus mehreren Exporten zusammengesetzt.
- Mehr als eine Handvoll Personen erhalten regelmässig dieselben Berichte – oft in leicht unterschiedlichen Versionen.
- Rückfragen wie «Welche Kunden stecken hinter dieser Abweichung?» kosten jedes Mal eine neue Auswertung.
- Bereichsleitungen sollen nur ihre eigenen Zahlen sehen.
- Die Excel-Datei wird langsam, weil sie Daten aus vielen Monaten und Systemen enthält.
Trifft das nur vereinzelt zu, ist eine automatisierte Excel-Lösung oft der bessere erste Schritt. Wie viel Zeit sich mit einem automatisierten Reporting sparen lässt, können Sie im Nutzenrechner mit Ihren eigenen Annahmen abschätzen.
Und wann weder noch?
Wenn viele Personen Daten erfassen sollen – Budgets, Forecasts, Kommentare – und Freigaben nachvollziehbar sein müssen, sind beide Werkzeuge nur die halbe Lösung. Hier passt oft eine individuelle Web-Anwendung für die Erfassung, verbunden mit einem Reporting in Excel oder Power BI.
Unsere Empfehlung
Starten Sie mit der Frage, nicht mit dem Werkzeug: Wer braucht welche Zahlen, wie oft, und woher kommen sie? Häufig beginnt ein sinnvoller Weg mit einer automatisierten Excel-Lösung und wächst später zu einem Power BI Reporting – ohne Neuanfang, weil die Datenaufbereitung übernommen werden kann. Beide Varianten können Sie in unseren Live-Demos ausprobieren.
Häufige Fragen
Müssen wir Excel aufgeben, wenn wir Power BI einführen?
Nein. Excel bleibt für Planung, Analysen und Ad-hoc-Fragen sinnvoll. Power BI übernimmt das Verteilen der gemeinsamen Berichte. Die Datenaufbereitung mit Power Query lässt sich weitgehend übernehmen, und Power BI Daten können auch in Excel ausgewertet werden.
Brauchen alle Berichtsempfänger eine Power BI Lizenz?
Zum Erstellen genügt das kostenlose Power BI Desktop. Wer Berichte im Power BI Service teilt oder ansieht, braucht in der Regel eine Lizenz, ausser die Berichte liegen in einer entsprechenden Kapazität Ihrer Organisation. Welche Variante für Sie günstiger ist, hängt von der Zahl der Empfänger ab – das klären wir im Erstgespräch.
Können wir mit einem einzelnen Bericht starten?
Ja, und das empfehlen wir sogar. Ein erster Bericht – meist das Monatsreporting für die Geschäftsleitung – zeigt schnell, ob Power BI im Alltag passt. Weitere Berichte nutzen danach dasselbe Datenmodell.
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