Was ist Power Query – und warum spart es Zeit?
Power Query ist das in Excel integrierte Werkzeug, um Daten aus Dateien, Datenbanken und ERP-Exporten automatisch zu laden, zu bereinigen und zusammenzuführen. Die Schritte werden einmal eingerichtet und danach per Klick wiederholt. Power Pivot verknüpft die Tabellen anschliessend zu einem Datenmodell, auf dem Pivot-Auswertungen und Kennzahlen aufbauen.
Der Vorteil: Ihr Team arbeitet weiter in Excel, aber ohne die fehleranfällige Handarbeit. Die fachliche Prüfung und Freigabe bleiben bei den Verantwortlichen – nur das Sammeln, Bereinigen und Zusammenführen übernimmt die Automatisierung.
So entsteht die Lösung
Ausgangslage
- ERP-Exporte
- Excel-Dateien der Bereiche
- Monatsdateien in einem Ordner
- Zuordnungstabellen
Power Query · Power Pivot
laden · bereinigen · verknüpfen
Ergebnis
- Report per Aktualisierung
- Pivot-Auswertungen
- Plausibilitätsprüfungen
- Dokumentierte Abfragen
Typische Aufgaben, die wir automatisieren
- Monats- und Wochenreports aus mehreren Standorten, Filialen oder Abteilungen zusammenführen.
- ERP-Exporte aufbereiten: Buchungen, Aufträge oder Produktionsdaten aus Navision, bexio oder weclapp bereinigen und verknüpfen.
- Abstimmungen: Listen automatisch abgleichen und Differenzen sichtbar machen.
- Kennzahlen-Berechnungen zentral im Datenmodell statt verstreut in Formeln.
- Plausibilitätsprüfungen – bei Bedarf unterstützt durch KI, etwa um auffällige Werte zu markieren.
Wie viel Zeit lässt sich sparen?
Das hängt vom Ablauf ab. In unserem Fallbeispiel „Zehn Standorte, ein Wochenreport“ rechnen Sie selbst: Sie geben die heutigen Minuten pro Arbeitsschritt ein und sehen frei werdende Stunden, FTE und den Nutzen in CHF – inklusive Einrichtungskosten und laufender Betreuung. Die Rechnung ist ein Szenario, keine Zusage; für Ihren Betrieb prüfen wir sie im Erstgespräch.
Excel, Power BI oder Web-Anwendung?
| Werkzeug | Passt, wenn … |
|---|---|
| Excel mit Power Query & Power Pivot | das Team in Excel arbeitet und Auswertungen flexibel anpassen möchte |
| Power BI | viele Personen dieselben Berichte lesen und interaktiv filtern sollen |
| Web-Anwendung | mehrere Personen Daten erfassen, prüfen und freigeben |
So gehen wir vor
- 01
Ablauf aufnehmen
Welche Dateien und Systeme sind beteiligt, welche Schritte wiederholen sich? Wir messen, wo die Zeit heute hingeht.
- 02
Abfragen und Datenmodell bauen
Wir richten Power Query und Power Pivot ein und übernehmen bewährte Berechnungen.
- 03
Mit echten Daten testen
Wir vergleichen die Ergebnisse mit den bisherigen Auswertungen, bis sie übereinstimmen.
- 04
Übergeben und dokumentieren
Ihr Team erhält eine kurze Anleitung und weiss, wie die Datei aktualisiert und erweitert wird.
Häufige Fragen zur Excel-Automatisierung
Brauchen wir dafür zusätzliche Software?
In der Regel nicht. Power Query und Power Pivot sind in aktuellen Excel-Versionen für Windows enthalten. Wir prüfen im Erstgespräch, welche Version bei Ihnen im Einsatz ist.
Was passiert, wenn sich eine Datenquelle ändert?
Die Abfragen sind so aufgebaut, dass kleinere Änderungen – etwa neue Monate oder zusätzliche Standorte – automatisch berücksichtigt werden. Bei grösseren Änderungen, zum Beispiel einem neuen ERP-Export, passen wir die Abfragen an.
Können wir die Lösung später selbst erweitern?
Ja. Wir dokumentieren die Schritte und zeigen Ihrem Team, wie Abfragen und Kennzahlen funktionieren. Viele Anpassungen lassen sich danach selbst vornehmen.
